Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è l'asilo a cui la domanda di iscrizione è rivolta: ciascuna struttura decide autonomamente finalità e modalità del trattamento dei dati che raccoglie. I suoi estremi identificativi sono indicati nell'informativa raggiungibile dal modulo di iscrizione della struttura, oppure disponibili presso la sua segreteria.

Nidò fornisce agli asili la piattaforma gestionale e agisce come responsabile del trattamento per loro conto, ai sensi dell'art. 28 GDPR.

2. Tipologie di dati trattati

Tramite il modulo di pre-iscrizione raccogliamo i dati anagrafici del bambino (nome, cognome, data di nascita, sesso, codice fiscale), eventuali note relative a esigenze particolari, nonché i dati di contatto dei genitori o di chi ne esercita la responsabilità genitoriale (nome, cognome, email, telefono). Alcuni di questi dati riguardano un minore.

Solo se la famiglia sceglie di indicarli, il modulo raccoglie anche dati relativi alla salute del bambino: allergie e intolleranze. Sono trattati esclusivamente con il consenso esplicito descritto al punto 4 e sono conservati in forma cifrata.

3. Finalità del trattamento

I dati sono trattati esclusivamente per gestire la domanda di pre-iscrizione, valutarla, contattare la famiglia e, in caso di esito positivo, dare seguito all'iscrizione del bambino ai servizi della struttura. Allergie e intolleranze servono a permettere al personale di tutelare la salute del bambino fin dal primo giorno.

4. Base giuridica

Il trattamento dei dati della domanda si fonda sull'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta di chi esercita la responsabilità genitoriale (art. 6, par. 1, lett. b GDPR) e sul consenso da questi prestato con il modulo (art. 6, par. 1, lett. a GDPR).

I dati relativi alla salute (allergie e intolleranze) sono trattati solo con il consenso esplicito e separato raccolto nel modulo (art. 9, par. 2, lett. a GDPR). Il consenso è facoltativo: in alternativa queste informazioni possono essere comunicate direttamente alla struttura. Può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.

5. Periodo di conservazione

• Domande non accolte (rifiutate o rimaste senza seguito): sono conservate per 12 mesi dalla presentazione, trascorsi i quali la struttura ne dispone la cancellazione.
• Domande accolte: i dati confluiscono nella scheda del bambino e sono conservati per la durata del rapporto educativo. Dopo l'uscita del bambino i dati sanitari sono conservati per 5 anni, quelli pedagogici per 5 anni, le presenze per 5 anni, foto e video per 3 anni; rette, pagamenti e documenti fiscali per il periodo previsto dalla normativa fiscale e civilistica.
• Registro degli accessi: gli accessi del personale ai dati dei bambini sono registrati per finalità di sicurezza e conservati per 730 giorni.

6. Destinatari dei dati

I dati sono trattati dal personale autorizzato della struttura e non sono diffusi. Sono inoltre trattati da Nidò, che fornisce alla struttura la piattaforma gestionale in qualità di responsabile del trattamento designato ai sensi dell'art. 28 GDPR, e dai fornitori tecnici di cui questa si avvale in qualità di sub-responsabili:

• Hetzner Online GmbH (Germania): hosting della piattaforma, su server situati nell'Unione europea (Finlandia).
• Cloudflare, Inc. (Stati Uniti): protezione anti-spam del modulo (Turnstile), che riceve dati tecnici della connessione come indirizzo IP e informazioni sul browser.
• Il fornitore del servizio di posta elettronica usato per inviare le comunicazioni (ad esempio la conferma della domanda).
• Sentry (Functional Software, Inc., Stati Uniti): monitoraggio tecnico degli errori dell'applicazione, che in caso di malfunzionamento può ricevere dati tecnici relativi all'errore.
• Stripe: pagamento online delle rette, solo se attivato dalla struttura e scelto dalla famiglia.
• I servizi di notifica di Google, Apple, Mozilla o Microsoft, solo se la famiglia attiva le notifiche sul telefono nell'app: il contenuto delle notifiche vi transita in forma cifrata.

Alcuni di questi fornitori hanno sede negli Stati Uniti: il trasferimento dei dati avviene sulla base del EU-U.S. Data Privacy Framework o delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea (artt. 45 e 46 GDPR). I dati possono essere comunicati alle autorità competenti ove previsto dalla legge.

7. Diritti dell'interessato

L'interessato (o chi ne esercita la responsabilità genitoriale) può in qualsiasi momento esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso (senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca). È inoltre possibile proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

8. Dati di chi richiede la prova gratuita o gestisce un asilo

Quando un asilo richiede la prova gratuita o usa la piattaforma, i dati del referente e del personale (nome, cognome, email, telefono, dati dell'asilo) sono trattati dal fornitore della piattaforma Nidò, che ne è titolare, per attivare e gestire l'account, fornire assistenza e inviare comunicazioni di servizio. La base giuridica è l'esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste dall'interessato (art. 6, par. 1, lett. b GDPR). I dati sono conservati per la durata del rapporto e successivamente per il tempo previsto dagli obblighi di legge, e sono trattati dagli stessi fornitori tecnici indicati al punto 6. Per esercitare i diritti di cui al punto 7 si può scrivere a [email protected].